Guide pratique : 5 questions à se poser pour bien débuter son projet intralogistique

Le bureau d’étude en automatisme et robotisation industrielle est là pour accompagner la réflexion et la construction d’un projet. Depuis l’évaluation du besoin jusqu’à la conception des systèmes automatisés de vos entrepôts, le bureau d’étude répond à tout type de projet et réflexion intralogistique.

Pourquoi un tel projet ?

Selon les personnes, les motivations à engager un projet intralogistique peuvent être très différentes. Mais lorsqu’il s’agit d’entreprendre, la raison veut que l’on s’attache à la vision stratégique et aux résultats que l’on veut obtenir. Lors d’un premier entretien avec un futur client, le projet nous est souvent présenté à travers la solution technique imaginée. A chacune de ces discussions, nous avons questionné les raisons de ce choix. S’il est de nombreux cas où le client a fait un choix éclairé et pertinent, il est tout aussi fréquent qu’après un diagnostic, la conclusion sera très différente de la solution envisagée. 

Un projet d’équipement s’inscrit dans un schéma directeur, un ensemble de moyens qui permettront à l’entreprise d’atteindre les objectifs qu’elle s’est fixée. Si nous avions une règle à proposer, elle serait de « toujours repartir du besoin », plus qu’une règle c’est un commandement. 

Quel intérêt à poser un diagnostic ?

Parce qu’il n’y a pas de bonne solution qui ne repose sur un état des lieux précis, il est indispensable de faire le bilan de la situation existante. Et si le projet concerne la réalisation d’une nouvelle unité logistique ou de production, il est important d’observer ce qui se fait déjà dans l’entreprise. Comment les opérations sont-elles réalisées ? Quels sont les motifs de satisfaction ou les plaintes des utilisateurs ? Quelles sont les performances ? Quel est le contexte immobilier, financier, humain… 

Qu’en pensent les utilisateurs ?

Parlons des femmes et des hommes qui auront à transformer ce projet en un outil industriel performant. Il est trop souvent d’usage de les interroger lorsque la livraison des machines approche et qu’il faut les informer de ce qui les attend et préparer les formations. Dommage, car ce sont eux qui connaissent le mieux les produits fabriqués et manutentionnés ; opérateurs sur ligne de production, manutentionnaires, régleurs, préparateurs de commandes, etc. Ils sont une source précieuse d’information et surtout ils possèdent le savoir-faire informel qui permet à l’organisation de bien fonctionner. 

De plus, les interroger au plus tôt permet d’évaluer leur appréhension ou au contraire leur intérêt pour une technologie nouvelle. Il devient ainsi possible de les préparer au changement dès le lancement du projet.

Quelle est la culture d’entreprise ?

Intéressons-nous à la culture de votre entreprise. Il faut en connaître le type d’organisation, les technologies connues et maîtrisées, la présence ou non d’un service technique et/ou maintenance. La pratique des activités gérées en mode projet. Les réponses à ces questions seront à prendre en considération lorsqu’il faudra concevoir des solutions adaptées à leur environnement.

Sur qui compter ?

A l’heure de programmer la réunion de lancement du projet, il faut pouvoir compter sur une équipe qui possède non seulement les compétences nécessaires mais aussi la disponibilité pour contribuer efficacement au projet. C’est un point de vigilance important. 

Selon la taille et l’importance du sujet, il faut envisager de détacher celui ou ceux qui en seront responsables. Ou bien choisir de se faire accompagner par une ressource externe. 

En lisant cet article, nombreux seront ceux qui penseront qu’il est un rappel aux bonnes pratiques. C’est vrai, mais une méthodologie s’appuie sur des pratiques éprouvées et qu’il faut veiller à appliquer. En cela elle n’a de valeur que lorsqu’elle est formalisée, car ainsi elle peut être partagée et faire l’objet d’un suivi régulier.

Un cas concret ? 

Voici en quelques lignes une mise en application directe de nos 5 recommandations pour bien débuter son projet d’après notre retour d’expérience dans le secteur agroalimentaire.

Les attentes :

Le client souhaite :

• Être rassuré sur le bien fondé de son projet (ROI, gain organisationnel…)
• Faire arbitrer les débats au sein de l’équipe projet par un tiers
• Être éclairé, voir le chemin qui le conduira à sa prochaine prise de décision
• Gagner du temps

Les étapes du projet et le résultat final

Les réunions de travail vont permettre de guider le client grâce à notre expertise. Nous pourrons utiliser de la simulation et du tracé d’implantation pour avoir des données précises que le client pourra utiliser en toute confiance pour faire avancer la réflexion en challengeant les solutions proposées.

La première réunion

Cette première réunion a plusieurs objectifs. Il faut d’abord présenter rapidement MTKSA et l’équipe qui interviendra. Notre client s’appuie sur le bureau d’étude MTKSA pour :

• Manager et guider au mieux sa réflexion
• Conseiller grâce à l’expertise technique et organisationnelle acquise lors de précédents chantiers et études.

Il faut ensuite laisser la parole à l’équipe client. L’objectif est d’obtenir les informations suivantes :

• Présentation de l’équipe (décideurs, techniciens, futurs utilisateurs…)
• Présentation du contexte (lieu, date, budget…)
• Présentation de l’objectif (les attentes, délais, nombre de réunions, critères de réussite, pourquoi ce projet ?…)
• Présentation des données d’entrées (cadence, place au sol, organisation actuelle…) en allant voir le terrain
• Présentation des contraintes (attention de séparer les contraintes décideurs des contraintes des autres acteurs : les contraintes décideurs sont potentiellement plus difficiles à modifier si besoin)
• Présentation des solutions clients (les idées qu’ils envisagent, celles qu’ils refusent…)

MTKSA présente ensuite les technologies existantes qui peuvent être employées dans le projet.

La réunion se poursuit avec un brainstorming sur les solutions techniques. Celles envisagées par le client et celles que nous proposons.

Les solutions sont confrontées aux objectifs du projet et au contexte du client. Il en ressort des bénéfices et des contraintes que nous évaluons et hiérarchisons.

L’objectif n’est pas de choisir une solution en fin de réunion (sans pour autant nous l’interdire) mais de retenir 3 solutions au maximum que nous pourrons évaluer avec la simulation et que nous implantons dans le contexte client. La simulation et l’implantation sont réalisées par notre bureau d’étude. Le résultat de ce travail sera présenté au client lors de la réunion suivante.

Dans le cas présent, nous avons accepté d’étudier une solution soutenue par le client et à laquelle nous ne croyons pas. Nous l’avons fait cheminer jusqu’à qu’il finisse par l’écarter de lui-même.

Après la première réunion

L’équipe MTKSA trace les solutions retenues et réalise les simulations, puis les évalue au regard des critères convenus avec le client. Pour présenter les solutions, il faut les comparer entre elles selon les critères de réussite du client. La présentation doit être rapide car la réunion n’est pas facile à contrôler : chacun cherchera à commenter les solutions quand elles seront présentées : il faut tenter au maximum de les présenter toutes avant de lancer le débat.

Deuxième réunion

L’objectif de cette réunion est de présenter les solutions travaillées au client. Il doit avoir confiance dans le travail effectué : il faut donc lui expliquer la démarche utilisée, et reprendre les contraintes et critères présentés en première réunion pour montrer que ses besoins ont été entendus et compris. Entre les deux réunions, les décideurs ont pu changer d’avis sur certaines contraintes : il faut s’adapter au cours de la réunion. Idéalement, il faut sortir avec une unique solution à travailler en profondeur avec la liste des contraintes remise à jour.

Rendu final

L’objectif est de donner au client les informations dont il a besoin pour faire les choix qui feront avancer son projet. Ceci peut être un budget, un phasage, une implantation…

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